Lợi và hại khi sử dụng các ứng dụng Cloud storage

Số lượng các dịch vụ đám mây – cloud service phục vụ cho nhu cầu lưu trữ và đồng bộ hóa tệp của doanh nghiệp đang phát triển với tốc độ bùng nổ và đang vượt lên các dịch vụ nổi tiếng như Dropbox và Google Drive. Điều này khiến cho việc lựa chọn giữa các nhà cung cấp dịch vụ sao lưu dữ liệu trở nên phức tạp hơn trước.

Chức năng cơ bản của lưu trữ trực tuyến – online storage thực ra khá đơn giản: Các app ứng dụng thường cung cấp một lượng thông tin để bạn lưu trữ, cộng với một số khả năng đồng bộ tệp với máy tính của bạn và một số tính năng khác. Tuy nhiên, có những điểm khác biệt dễ phát hiện mà lại cũng không dễ phát hiện giữa các nhà cung cấp dịch vụ đám mây mà không phải ai cũng biết.

Dưới đây là một vài ưu điểm và hạn chế của một số ứng dụng đám mây mà có thể bạn chưa thực sự biết đến và các gợi ý cho những ai nên sử dụng.

Microsoft SkyDrive

SkyDrive gần đây đã được nâng cấp trở thành một phần trong cloud storage của Microsoft. Ứng dụng cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn anh bạn đồng hành Google Drive, với tính năng chia sẻ các social media được cài đặt sẵn và chia sẻ hình ảnh tốt hơn.

Ưu điểm: SkyDrive cung cấp khả năng tích hợp tương đối liền mạch với phần mềm Microsoft Office và các ứng dụng Office Web. User có thể chỉnh sửa dữ liệu trên Word tại nơi họ đã dừng lại ở phiên làm việc trước trên app online. User cũng có thể truy cập được các file nằm trong PC của họ từ bất cứ đâu sử dụng một tính năng gọi là Fetch. Ngoài ra, các tích hợp social media cho phép user tweet hay post các nội dung Facebook trực tiếp từ SkyDrive.

Hạn chế: Trong khi Microsoft Word được cho là tốt hơn ứng dụng Google Docs về mặt tính năng, thì hệ tính năng trên nền tảng cloud của SkyDrive dưới góc độ công cụ cộng tác công việc còn không đủ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra, trừ khi người dùng đầu tư cho một bộ sản phẩm Microsoft server đầy đủ, nếu không, SkyDrive cũng sẽ giống như Google Drive, thiếu đi các công cụ quản trị tinh vi như là phân quyền và bảo vệ tệp bằng mật khẩu.

Ai nên sử dụng: Lựa chọn lưu trữ online hợp lý cho các startup sử dụng chương trinhg Microsoft Office.

Box

Box cung cấp công cụ đồng bộ hóa trực tuyến có khả năng tùy chỉnh và mở rộng, bao gồm các tính năng bảo mật và quản trị hữu ích.

Ưu điểm: Có các tính năng quản trị nâng cao như là thống kê và truy vết, cho phép nhà quản trị nắm bắt được chính xác các thành viên trong nhóm đang thao tác gì trên các nội dung của doanh nghiệp. Các tính năng bảo mật nâng cao bao gồm bảo vệ bằng password khi chia sẻ, phân quyền truy cập cụ thể, theo cấp độ, ví dụ như thêm các read-only user chẳng hạn.

Hạn chế: Trong khi Box là một giải pháp lưu trữ toàn diện, nó chỉ đồng bộ hóa với một tệp cụ thể trên máy tính của user, một thư mục catchall cho các tệp trên Box của user. Do đó, nó đòi hỏi việc lập kế hoạch và thực hành nhóm để sử dụng thành thục.

Ai nên sử dụng: Các doanh nghiệp mong muốn sở hữu công cụ lưu trữ nâng cao hơn và khả năng tùy chỉnh tốt hơn Google Drive hay SkyDrive.

Syncplicity

Ưu điểm chính của Syncplicity là nó rất linh hoạt. Ứng dụng này nhắm tới việc tích hợp với các app Doanh nghiệp như Salesforce, Microsoft SharePoint, Google Apps và Google Docs, cũng như là các file trên máy tính của bạn.

Ưu điểm: Thay vì phải chuyển các file trùng lặp lên Google Drive hay SkyDrive, Syncplicity sẽ đồng bộ bất kỳ folder nào trên máy tính của user và như vậy có thể giúp sao lưu các file quan trọng. Sẽ có một luồng tin tức hiển thị những thay đổi tài liệu gần đây để tiện cho việc theo dõi.

Hạn chế: Syncplicity giới hạn số lượng các máy tính có thể được đồng bộ hóa theo tài khoản. Việc chỉnh sửa trên thiết bị di động có thể sẽ phức tạp và phải được thực hiện thông qua một app trên tablet hoặc smartphone riêng biệt, như QuickOffice chẳng hạn, bộ ứng dụng văn phòng và các productivity app cho tablet và smartphone.

Ai nên sử dụng: Syncplicity giúp cho các startup đã kết nối với cloud có thêm một lớp tùy chọn bổ sung để theo dõi và quản lý cloud storage. Còn với các doanh nghiệp đã có nền tảng cloud có thể sẽ đánh giá cao khả năng kết nối nhiều ứng dụng khác nhau của ứng dụng này.

Soonr

Soonr mang đến một kiểu lưu trữ mới dựa trên workflow. Soonr phân loại tệp thành các project và cho phép admin phân người dùng thành các nhóm và các nhóm con với các cấp truy cập khác nhau vào những tệp này.

Ưu điểm: Soonr giúp phân biệt người dùng bên trong với bên ngoài tổ chức. Nó cũng cho phép user in file từ xa hoặc gửi fax.

Hạn chế: Không có các tùy chọn cộng tác công việc theo thời gian thực hay chỉnh sửa trực tuyến, và đây như vậy giải pháp lưu trữ và chia sẻ trực tuyến này còn khá cứng nhắc.

Ai nên sử dụng: Soonr có thể hữu ích cho các doanh nghiệp làm việc với nhiều nhà cung cấp, nhà thầu bên ngoài với mong muốn khả năng truy cập trực tiếp hơn vào các tệp được trao đổi giữa họ.